In vielen Vereinen arbeitet der Vorstand ehrenamtlich, auch weil es die Satzung so vorsieht. Allenfalls der Ersatz von nachgewiesenen Aufwendungen wie z. B. Bürobedarf oder Porto werden regelmäßig erstattet. Nach dem Gesetz zur Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements sind jedoch auch pauschale Zahlungen, also ohne Nachweis der Aufwendungen, bis zur Höhe von 500 EUR – für den Empfänger steuerfrei – möglich, ohne dass für die Gemeinnützigkeit des Vereins schädliche Folgen zu ziehen sind. Dabei müssen aber folgende Regeln beachtet werden:

-     Satzungsklausel zwingend
Die Satzung der gemeinnützigen Körperschaft muss eine solche Bezahlung ausdrücklich gestatten. Falls dies nicht der Fall ist, handeln die Organe des Vereins pflichtwidrig, wenn trotzdem Vergütungen oder pauschale Aufwandsentschädigungen an Mitglieder des Vorstands ausgezahlt werden. Dieser Verstoß gegen das Gebot der Selbstlosigkeit kann die Gemeinnützigkeit gefährden.

-     Tatsächliche Auszahlung unbeachtlich
Zur Bezahlung des Vorstands gehören auch Vergütungen, die z. B. wegen einer Aufrechnung oder der Vereinbarung einer Rückspende – nicht durch Barzahlung oder Überweisung tatsächlich ausgezahlt werden.

Folgende Formulierungsbeispiele sind denkbar:

-     Sollen Vergütungen weitestgehend, also in den Grenzen der Gemeinnützigkeit, zulässig sein, kann die Satzungsbestimmung lauten: „Die Organe des Vereins können eine angemessene Vergütung erhalten.“

-     Soll die Vereinsarbeit weiterhin ehrenamtlich bleiben, pauschaler Ersatz nachgewiesenen Aufwands, Sitzungsgelder und Verpflegungspauschalen jedoch möglich bleiben, empfiehlt sich folgende Formulierung: „Den Organen des Vereins werden Auslagen und Aufwendungen erstattet. Die Zahlung einer pauschalen Aufwandsentschädigung und die pauschale Auslagenerstattung sind zulässig.“